arrow-down arrow-right arrow-left search home

Asiakasrekisteri

EU:n tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukainen rekisteriseloste.

1. Rekisterinpitäjä

Aari Isännöinti Oy
Y-tunnus: 2430066-5
Sentnerikuja 5
00440 Helsinki
Puh. 020 7340 810

2. Rekisteriasioita hoitava henkilö

Toimitusjohtaja
Sentnerikuja 5
00440 Helsinki
Puh. 020 7340 810
info@aari.fi

3. Rekisterin nimi

Aarin Isännöinti Oy asiakkuuteen ja muuhun asialliseen yhteyteen perustuva rekisteri

4. Henkilötietojen käyttötarkoitus

Henkilötietoja käsitellään asiakkuuden ja muuhun asialliseen yhteyteen perustuvan suhteen hallinnointiin, hoitamiseen, analysointiin ja kehittämiseen, kuten mm.:

– asiakkaan tietojen ylläpito
– vastikereskontran ja vuokrareskontran ylläpito
– osakasluettelon ylläpito
– asiakaskyselyt, esimerkiksi asiakastyytyväisyyskyselyt
– asuntojen kunnossapito ja tämän osalta tarvittavien tietojen jakaminen rekisterinpitäjän kanssa sopimussuhteessa oleville yhteistyökumppanille
– vastike- ja vuokrasaatavien ja muiden huoneenvuokrasaatavien perintä
– Asiakasviestinnän lisäksi henkilötietoja voidaan käyttää rekisterinpitäjän liiketoiminnan suunnitteluun ja kehittämiseen.

5. Rekisterin tietosisältö

Rekisterissä voidaan käsitellä seuraavia henkilötietoja ja niiden muutostietoja asunnon asukkaista, osakkaista sekä entisistä asukkaista ja osakkaista.
Perustiedot, kuten

– nimi
– henkilötunnus
– yhteystiedot (postiosoitteet, puhelinnumerot, sähköpostiosoitteet)
– sukupuoli

Asiakkuuteen ja muuhun asialliseen yhteyteen liittyvät tiedot, kuten

– asiakasnumero
– asiakkuuden alkupäivämäärä
– samassa taloudessa asuvien henkilöiden lukumäärä
– samassa taloudessa asuvan avio- tai avopuolison etu- ja sukunimi sekä henkilötunnus
– kaikkien samassa taloudessa asuvien henkilöiden etu- ja sukunimet sekä henkilötunnukset
– rekisteröidyn suostumuksella samassa taloudessa asuvien henkilöiden etu- ja sukunimet sekä henkilötunnukset
– tieto kanssahakijan rekisteröidylle antamasta luvasta itseään koskevien tietojen antamiseksi rekisterinpitäjälle
– tieto mahdollisesta edunvalvojasta
– tiedot työssäkäynnistä ja työsuhteen kestosta sekä laadusta
– tulo- ja varallisuustiedot
– luottotiedot
– velkajärjestelytieto
– perintätieto
– asiakkuutta edeltävän asunnon tiedot
– asunnon tarvetta koskevat tiedot
– omistus- tai vuokrasuhteeseen liittyvät tiedot eli vuokrasopimustiedot, vastikkeen tai vuokran maksutiedot, vuokravakuustiedot sekä vuokrasuhteen päättämiset
– alaikäisen vuokralaisen osalta vuokrasopimuksen allekirjoittaneen huoltajan yksilöintitiedot
– reklamaatiot, palautteet sekä muu asiakkuuteen ja asialliseen yhteyteen liittyvä yhteydenpito, viestintä ja toimenpiteet, mukaan lukien puheluiden taltiot
– rekisteröityyn kohdistetut markkinointitoimenpiteet, niiden käyttö ja niiden yhteydessä annetut tiedot
– pankkitilitiedot maksuihin ja palautuksiin liittyen
– suoramarkkinointiluvat ja kiellot

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Tietoja kerätään rekisteröidyltä itseltään muun muassa kauppakirjoista, sähköisistä palveluista.

Henkilötietoja voidaan kerätä ja päivittää myös rekisterinpitäjän muista henkilörekistereistä, luopuvilta asiakkailta, edellinen isännöitsijätoimisto,
rekisterinpitäjän yhteistyökumppaneilta (rakennuttajat ja kiinteistövälittäjät) sekä henkilötietoja koskevia palveluja tarjoavilta viranomaisilta ja yrityksiltä, kuten Väestörekisterikeskuksesta ja luottotiedot Suomen Asiakastieto Oy:n luottotietorekisteristä.

7. Tietojen luovuttaminen ja siirtäminen

Tietoja ei pääsääntöisesti luovuteta Aarin ulkopuolelle. Tietoja voidaan luovuttaa kulloinkin voimassaolevan lainsäädännön sallimissa ja velvoittamissa rajoissa esimerkiksi Aarin puolesta perintää suorittaville sopimuskumppaneille sekä tahoille, joilla lainsäädännön mukaan on oikeus tietojen saantiin. Lisäksi tietoja voidaan luovuttaa isännöinti, huolto, vartiointi- ja lukkoliikkeelle sekä sähkö- ja tietoverkkotoimittajille asumiseen liittyvien palveluiden toimittamiseksi.

8. Henkilötietojen säilytysaika

Asunto-osakkeen omistamiseen ja asumisoikeus- tai vuokrasopimukseen perustuvia tietoja voidaan säilyttää kymmenen vuotta siitä, kun sopimus on päättynyt ja sopimukseen liittyvät velvoitteet ovat puolin ja toisin loppuun suoritetut. Sama säilytysaika koskee kaikkia asunnossa asuvia/asuneita henkilöitä ja mm. puhelutallenteita ja muuta vuoropuhelua/viestintää.

9. Tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Tietoja ei siirretä Euroopan unionin jäsenvaltioiden alueen tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

10. Rekisterin suojaus

Sähköisesti käsiteltävät rekisterin sisältämät tiedot ovat palomuurein, salasanoin ja tarvittavin muin tietoturvan toimialalla kulloinkin yleisesti hyväksyttävin teknisin keinoin suojattuja.

Manuaalisesti ylläpidettävät aineistot sijaitsevat tiloissa, joihin on asiattomilta pääsy estetty.

Ainoastaan yksilöidyillä rekisterinpitäjän ja sen toimeksiannosta ja lukuun toimivien yritysten työntekijöillä, jotka ovat allekirjoittaneet salassapitosopimuksen, on pääsy rekisterin sisältämiin tietoihin rekisterinpitäjän myöntämällä yksilöllisellä käyttöoikeudella.

11. Tarkastus-, kielto- ja korjausoikeus

Rekisteröidyllä on henkilötietolain mukainen oikeus tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja rekisteriin on talletettu. Tarkastuspyyntö tulee lähettää rekisteriasioita hoitavalle henkilölle ja sen on oltava kirjallinen ja allekirjoitettu. Tarkastuspyyntö voidaan tehdä myös henkilökohtaisesti rekisterinpitäjän luona.

Rekisteröidyllä on oikeus kieltää häntä koskevien tietojen käsittely ja luovuttaminen suoramainontaa, etämyyntiä ja muuta suoramarkkinointia sekä markkina- ja mielipidetutkimuksia varten ottamalla yhteyttä rekisterinpitäjään.

Rekisteröidyllä on oikeus vaatia virheellisen tiedon korjaamista ottamalla yhteys rekisterinpitäjään.